1. Έγκρισης σύμβασης και έργου δωρεάς/ χορηγίας/ ανάθεσης έργου:
1.1 Προετοιμασία σύμβασης
Κατά το αρχικό στάδιο σύναψης σύμβασης με τον ΕΛΚΕ ΔΠΘ, θα πρέπει ο Επιστημονικά Υπεύθυνος (ΕΥ) μετά από διαπραγμάτευση με τον αντισυμβαλλόμενο φορέα χρηματοδότησης (δημόσιο ή ιδιωτικό φορέα της ημεδαπής ή της αλλοδαπής) να προετοιμάσουν το κείμενο της σύμβασης, χρησιμοποιώντας το επικαιροποιημένο έντυπο που είναι αναρτημένο στην ιστοσελίδα του ΕΛΚΕ ΔΠΘ. (Η τροποποίηση/προσθήκη όρων στα έντυπα που διατηρεί ο ΕΛΚΕ ΔΠΘ, είναι δυνατή μετά από συνεννόηση με το Γραφείο Νομικής Υποστήριξης, εφόσον οι όροι αυτοί δεν απαγορεύονται από διάταξη αναγκαστικού δικαίου και δεν είναι υπέρμετρα επαχθείς για το ίδρυμα).
1.2 Νομικός έλεγχος σύμβασης
Οι συμβάσεις αποστέλλονται στο κεντρικό πρωτόκολλο του ΕΛΚΕ ΔΠΘ (rc@duth.gr), πρωτοκολλούνται και εν συνεχεία αποστέλλονται στο Γραφείο Νομικής Υποστήριξης, το οποίο πραγματοποιεί το νομικό έλεγχο των συμβάσεων χρηματοδότησης του ΕΛΚΕ. Κατά τον νομικό έλεγχο, το Γραφείο Νομικής Υποστήριξης, επικοινωνεί με την/τον ΕΥ για νομικά ζητήματα στο κείμενο της σύμβασης και προτείνει την πραγματοποίηση των διορθώσεων στα έγγραφα όταν κρίνεται απαραίτητο. Εφόσον ολοκληρωθεί η διαδικασία του νομικού ελέγχου, η σύμβαση διαμορφώνεται σε τελικό κείμενο και απαιτείται η υπογραφή σύμβασης/συμφωνητικού μεταξύ του φορέα χρηματοδότησης και του ΕΛΚΕ.
1.3 Διαδικασία έγκρισης της σύμβασης
Εφόσον ολοκληρωθεί η διαδικασία του νομικού ελέγχου, απαιτείται η υπογραφή της σύμβασης, μεταξύ του φορέα χρηματοδότησης, της/του Ε/Υ και του ΕΛΚΕ. Κατατίθεται από την/την Ε/Υ, υπογεγραμμένη από τον ίδιο και από τον ΦΧ, σε αριθμό αντιτύπων ίσο με τον αριθμό των συμβαλλομένων μερών ή τον αριθμό των αντιτύπων που αναγράφονται στη σύμβαση ή αποστέλλεται ψηφιακά υπογεγραμμένη, συνοδευόμενη από το αίτημα της/του Ε.Υ. για έγκριση από συνεδρίαση της Επιτροπής Ερευνών. Εντάσσεται στα θέματα της ημερήσιας διάταξης για εξέταση και έγκριση από την επόμενη ορισθείσα συνεδρίαση της Επιτροπής Ερευνών και εφόσον το έργο συνάδει με τον σκοπό του Ε.Λ.Κ.Ε. και οι όροι υλοποίησής του είναι σύννομοι και επωφελείς για το Πανεπιστήμιο, εγκρίνεται, υπογράφεται από το νόμιμο εκπρόσωπο του ΕΛΚΕ και αναρτάται στη Διαύγεια. Αποστέλλεται email στην/στον ΕΥ για την έγκριση και παραλαβή της σύμβασης.
1.4 Έγκριση νέου έργου
Μετά την έγκριση της σύμβασης, ο/η ΕΥ έχει την υποχρέωση (σε περίπτωση που δεν έχει ήδη γίνει) να αποστείλει αίτημα για έγκριση αποδοχής του έργου από τον αντίστοιχο Τομέα ή το Τμήμα Ιατρικής του ΔΠΘ. Παράλληλα χρησιμοποιώντας την τυποποιημένη φόρμα που διατίθεται από τον ΕΛΚΕ ΔΠΘ, η/ο ΕΥ καταθέτει την Αποδοχή του έργου, η οποία καταχωρείται για έγκριση τουλάχιστον μια Συνεδρίαση μετά από αυτήν στην οποία εγκρίθηκε η αντίστοιχη σύμβαση. Το αίτημα αποδοχής διαχείρισης έργου εξετάζεται από την Επιτροπή Ερευνών και εφόσον το έργο συνάδει με τον σκοπό του Ε.Λ.Κ.Ε. και οι όροι υλοποίησής του είναι σύννομοι και επωφελείς για το Πανεπιστήμιο, εγκρίνεται και εκδίδεται η Απόφαση Αποδοχής Διαχείρισης του έργου. Η απόφαση αυτή επέχει θέση απόφασης έγκρισης του συνόλου των δαπανών του έργου. Το έργο λαμβάνει έναν μοναδικό κωδικό στο πληροφοριακό σύστημα του Ε.Λ.Κ.Ε., στο οποίο καταχωρούνται όλες οι πληροφορίες και τα δεδομένα της διοικητικής και οικονομικής διαχείρισής του.
