«Απευθείας ανάθεση» είναι η διαδικασία ανάθεσης, χωρίς εκ των προτέρων δημοσιότητα, στο πλαίσιο της οποίας η αναθέτουσα αρχή αναθέτει σύμβαση στον οικονομικό φορέα της επιλογής της, κατόπιν έρευνας αγοράς. Επιτρέπεται όταν η εκτιμώμενη αξία της σύμβασης προμήθειας ειδών/παροχής υπηρεσιών είναι μικρότερη ή ίση του ποσού των τριάντα χιλιάδων (30.000,00) ευρώ πλέον ΦΠΑ και εφόσον ισχύουν τα παρακάτω:

α) η δαπάνη για την εν λόγω προμήθεια: (i) προβλέπεται στον προϋπολογισμό του έργου, (ii) είναι εντός του εγκεκριμένου προϋπολογισμού του και των επιμέρους κατηγοριών αυτού, (iii) είναι αναγκαία για την υλοποίηση του έργου και (iv) τα είδη (ή οι υπηρεσίες) θα χρησιμοποιηθούν για τις ανάγκες του έργου,

β) δεν συντρέχει κατάσταση σύγκρουσης συμφερόντων του άρθρου 24 του Ν.4412/2016 και όπως αναλύεται διεξοδικώς στην κατευθυντήρια οδηγία Νο20 της ΕΑΑΔΗΣΥ (ΑΔΑ: ΩΡΞ3ΟΞΤΒ-9Ρ5).

Για τις δημόσιες συμβάσεις που έχουν εκτιμώμενη αξία ίση ή μικρότερη του ποσού της παρ. 1 του άρθρου 118 του ν. 4412/2016, δηλαδή από 2.500,01 έως 30.000,00 ευρώ πλέον ΦΠΑ, η παρακολούθηση της σύμβασης και η παραλαβή των ειδών ή υπηρεσιών γίνεται με βεβαίωση της/ου Επιστημονικά Υπεύθυνης/ου.

Η κατάτμηση προμήθειας ομοειδών αγαθών ή υπηρεσιών για την αποφυγή διαγωνιστικής διαδικασίας καθιστά τη σχετική δαπάνη μη νόμιμη.

Για την προμήθεια αγαθών και υπηρεσιών με τη διαδικασία της απευθείας ανάθεσης ισχύουν τα εξής:

1. Από €2.500,01 έως €10.000,00 πλέον ΦΠΑ.

Υποβολή του αίτηματος απευθείας ανάθεσης, χωρίς σύμβαση, από την/ον Επιστημονικά Υπεύθυνη/ο (Ε.Υ) μέσω web resCom ή εντύπως (7.1 – Τεκμηριωμένο αίτημα για απευθείας ανάθεση προμήθειας – υπηρεσίας), μαζί με την απόδειξη έρευνας αγοράς και τα απαραίτητα δικαιολογητικά ανάθεσης του αναδόχου.

Μετά από την έρευνας αγοράς, η/ο Επιστημονικά Υπεύθυνη/ος (Ε.Υ) δύναται να προσκομίσει και μία (1) μόνο οικονομική προσφορά. Ως οικονομική προσφορά λαμβάνεται υπόψη η προσφορά προϊόντος ή υπηρεσίας και από το ηλεκτρονικό κατάστημα του οικονομικού φορέα, από την οποία προκύπτουν κατ’ ελάχιστον η τιμή και τα απαιτούμενα τεχνικά χαρακτηριστικά του προϊόντος.

Τα απαραίτητα δικαιολογητικά ανάθεσης είναι:

• απόσπασμα ποινικού μητρώου τελευταίου τριμήνου ή αντί αυτού Υ.Δ. (όλων των διαχειριστών – μελών συμβουλίου),

• καταστατικό ή πιστοποιητικό ισχύουσας εκπροσώπησης από το ΓΕΜΗ με χρόνο έκδοσης έως 30 εργάσιμες ημέρες πριν από την υποβολή του, εκτός αν φέρει συγκεκριμένο χρόνο ισχύος (Ν.4412/2016) ή οποιοδήποτε άλλο νομιμοποιητικό έγγραφο για τα νομικά πρόσωπα,

• για ατομικές επιχειρήσεις εκτύπωση της καρτέλας από ΑΑΔΕ ότι είναι η επιχείρηση είναι ατομική και ενεργή,
• φορολογική και ασφαλιστική ενημερότητα σε ισχύ,
• απόφαση της συντονιστικής επιτροπής για την έγκριση της συγκεκριμένης δαπάνης, στα έργα που απαιτείται (ΠΜΣ).

Μετά τον απαραίτητο έλεγχο του αιτήματος της/ου Ε.Υ. και της πληρότητας των δικαιολογητικών, σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία, εκδίδεται η απόφαση της απευθείας ανάθεσης, η οποία αναρτάται στον ιστότοπο της Διαύγειας και  κοινοποιείται προς την/ον Επιστημονικά Υπεύθυνη/ο και τον οικονομικό φορέα με ηλεκτρονικό τρόπο.

Δεν απαιτείται σύμβαση με τον ανάδοχο.

1.   Από € 10.000,01 έως  €30.000,00 πλέον ΦΠΑ

Υποβολή του αίτηματος απευθείας ανάθεσης, με σύμβαση, από την/ον Επιστημονικά Υπεύθυνη/ο (Ε.Υ) μέσω web resCom ή εντύπως (7.2 -Τεκμηριωμένο αίτημα δέσμευσης πίστωσης προμήθειας-υπηρεσίας), μαζί με την απόδειξη έρευνας αγοράς και τα απαραίτητα δικαιολογητικά ανάθεσης του αναδόχου.

Μετά από την έρευνας αγοράς, η/ο Ε.Υ απαιτείται να προσκομίσει τουλάχιστον δύο (2) οικονομικές προσφορές. Ως οικονομική προσφορά λαμβάνεται υπόψη η προσφορά προϊόντος ή υπηρεσίας και από το ηλεκτρονικό κατάστημα του οικονομικού φορέα, από την οποία προκύπτουν κατ’ ελάχιστον η τιμή και τα απαιτούμενα τεχνικά χαρακτηριστικά του προϊόντος.

Τα απαραίτητα δικαιολογητικά ανάθεσης είναι:

• απόσπασμα ποινικού μητρώου τελευταίου τριμήνου ή αντί αυτού Υ.Δ. (όλων των διαχειριστών – μελών συμβουλίου),

• καταστατικό ή πιστοποιητικό ισχύουσας εκπροσώπησης από το ΓΕΜΗ με χρόνο έκδοσης έως 30 εργάσιμες ημέρες πριν από την υποβολή του, εκτός αν φέρει συγκεκριμένο χρόνο ισχύος (ν.4412/2016) ή οποιοδήποτε άλλο νομιμοποιητικό έγγραφο για τα νομικά πρόσωπα,

• για ατομικές επιχειρήσεις εκτύπωση της καρτέλας από ΑΑΔΕ ότι είναι η επιχείρηση είναι ατομική και ενεργή,
• φορολογική και ασφαλιστική ενημερότητα σε ισχύ,
• απόφαση της συντονιστικής επιτροπής για την έγκριση της συγκεκριμένης δαπάνης στα έργα που απαιτείται (ΠΜΣ).

Μετά τον απαραίτητο έλεγχο του αιτήματος της/ου Ε.Υ. και της πληρότητας των δικαιολογητικών, σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία, αναρτώνται όλες οι απαιτούμενες πράξεις στον δικτυακό τόπο του Κεντρικού Ηλεκτρονικού Μητρώου Δημοσίων Συμβάσεων (Κ.Η.Μ.ΔΗ.Σ., Πρωτογενές, εγκεκριμένο αίτημα) εκδίδεται η απόφαση της απευθείας ανάθεσης, η οποία αναρτάται στον ιστότοπο της Διαύγειας & του Κ.Η.Δ.Μ.Η.Σ. και  στη συνέχεια κοινοποιείται προς τον Επιστημονικό Υπεύθυνο και τον οικονομικό φορέα με ηλεκτρονικό τρόπο.

Απαιτείται η σύναψη σύμβασης με τον ανάδοχο και η ανάρτηση της στο ΚΗΜΔΗΣ.

1. Απευθείας ανάθεση χωρίς έρευνα αγοράς σε συγκεκριμένο υποψήφιο ανάδοχο

Στην περίπτωση που είναι αναγκαία η προσφυγή σε συγκεκριμένο υποψήφιο ανάδοχο, υποβάλλεται το αίτημα της Απευθείας Ανάθεσης από την/ον Επιστημονικά Υπεύθυνη/ο, μέσω web resCom ή εντύπως προς έγκριση από την Επιτροπή Ερευνών του ΕΛΚΕ ΔΠΘ, εξηγώντας τους λόγους της αναγκαιότητας για τα συγκεκριμένα είδη/υπηρεσίες, η βεβαίωση αποκλειστικής διάθεσης (στην ελληνική γλώσσα ή μεταφρασμένη επισήμως στα ελληνικά), καθώς και τα ανωτέρω προαναφερόμενα δικαιολογητικά ανάθεσης του υποψήφιου αναδόχου.

1. Απευθείας ανάθεση με φορείς της αλλοδαπής

Κατά τη διαδικασία σύναψης δημοσίων συμβάσεων με εκτιμώμενη αξία ίση ή μικρότερη του ποσού της παρ. 1 του άρθρου 118 του ν. 4412/2016, δηλαδή από 2.500,01 έως 30.000,00 ευρώ πλέον ΦΠΑ, για τις ανάγκες έργων, με οικονομικούς φορείς που εδρεύουν στην αλλοδαπή και εξόφλησης των δαπανών, οι φορείς της αλλοδαπής εξαιρούνται από την υποχρέωση προσκόμισης φορολογικής ενημερότητας, ασφαλιστικής ενημερότητας και αποσπάσματος ποινικού μητρώου. Οι προσφορές συντάσσονται στην ελληνική γλώσσα, ειδάλλως απαιτείται η επίσημη μετάφραση τους στην ελληνική γλώσσα (παρ. 4 του άρθρου 92 του ν. 4412/2016). Επίσης, είναι υποχρεωτική η ηλεκτρονική τιμολόγηση, για παραστατικά πώλησης αγαθών και παροχής υπηρεσιών προς τον ΕΛΚΕ ΔΠΘ με καθαρή αξία άνω των €2.500,00 πλέον ΦΠΑ, όπως ακριβώς γίνεται και με τους προμηθευτές του εσωτερικού.